Цели и задачи отдела:

• Организация надлежащего учета документов из высших учебных заведений, своевременный их учет и передача исполнителям
• Обеспечение правильного оформления документов, выдаваемых высшим учебным заведением;
• Приём документов, пришедших на имя ректора, их регистрация и довести до сведения;
• Отправка документов на исполнение в соответствии с поручением ректора;
• Проверка того, что документы, направляемые за подписью ректора (проректора), оформлены надлежащим образом
• Учет входящих писем, печатные формы с реквизитами вуза;
• Оформленные документы сшивать в папки;
• Оформление документов, заполненные в процессе работы, на хранение в архиве. Знать организацию работы, порядок и состояние описи сводных томов, списки постоянно и временно хранящихся сводных томов, сроки и порядок сдачи сводных томов в архив, законы, связанные с деятельностью конторы, Постановления Кабинета Министров, Министерства Знать характер решений, приказов, распоряжений ректора вуза, знать годовые и перспективные планы вуза.
• Иметь необходимые профессиональные и организаторские способности для руководящей должности в высших учебных заведениях, опыт руководящей работы и стаж работы в сфере образования, соответствующие знания и навыки в рамках вида деятельности и полномочий;
• Обладание образцовыми личными качествами — ум, культура, лидерские качества, творческие способности, вежливость, организованность, инициативность и предпринимательские способности, обладание характеристиками чувства ответственности, самостоятельного принятия решений и поведения, решительных действий, обеспечивающих достижение стратегических целей учреждения;
• Прием писем и документов на имя высшего учебного заведения от секретариата Министерства, других семейных образовательных учреждений и учреждений, отделов связи, а также доставка документов в указанные места;
• При приеме документов проверка соответствия номеров, помещенных в папки с письмами;
• Проверка наличия приложений в случае поступления почты, не помещенной в папки;
• По указанию ректора своевременно сдавать документы исполнителям, расписываясь в специальной тетради. Необходимо знать Положения, инструкции и нормативные документы, внутренние процедуры и нормативные документы ВУЗа, связанные с их деятельностью;
• Иметь образцовые личные качества — интеллигентность, культурность, творческие способности, вежливость и инициативность;
• Обеспечение ведения документов по номенклатуре учебно-методического отдела;
• Подготовка приказов, проектов решений, служебных писем и подобных документов, связанных с деятельностью учебно-методического отдела, оформление их в установленном порядке и организация их направления в соответствующие организации;
• Ведение специальной книги о гражданах, обратившихся в учебно-методический отдел;
• Организация оформления документов, поступающих в учебно-методический отдел;
• Своевременная доставка поручений и документов, поступивших из других подразделений университета, руководителю;
• прием и отправка телефонограмм, модемограмм;
• оформление протоколов собрания
• Печать, размножение и оформление документов, относящихся к учебно-методическому отделу;
• Соблюдение санитарно-гигиенических правил и чистота помещения, где работает сотрудник. Знание норм и правил внутреннего трудового распорядка относительно делопроизводства, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.
• Должен владеть работой на компьютере, письмом, правилами орфографии и пунктуации, порядком размещения материала при печати различных документов, правилами печати деловых писем по образцам бланков.

Основные задачи ведомственного архива:

• Будет создан как ведомственное архивное подразделение ДжГПУ имени А.Кадыри и подчиняется ректору ДжГПУ имени А.Кадыри;
• Ведомственный архив ведет свою работу в соответствии с планом, утвержденным начальником аппарата Университета, и отчитывается перед ним о своей деятельности;
• Регистрация, хранение и использование, систематизация документов;
• Разделение постоянно и временно хранящихся документов;
• Уничтожение просроченных документов на хранение, сдача в госархив, подготовка документов
• Выдача архивной справки на основании документов в архиве, уточнение сроков хранения, присвоение документам инвентарного номера фонда;
• Прием оформленных документов по ведению дел от структурных подразделений;
• Участие в разработке номенклатуры сборных томов ВУЗа, проверка правильности составления и оформления представляемых в архив документов;
• Контроль за сохранностью архивного помещения на основании правил, принятие противопожарных мер, предоставление выписок, копий, сведений на основании архивных документов, ответы на анкеты;
• Мониторинг системы отопления, средств связи, участие в разработке номенклатуры сборных томов, контроль за сдачей в архив оформленных документов, своевременная сдача указанного отчета, разработка методических инструкций, прием документов ГАК, прием документов абитуриентов, не прошедших тестирование

Основные виды услуг:

• В сроки, установленные на основе Устава подготавливает и передает указанные документы и страховые копии особо ценных документов в соответствующий государственный архив на постоянное хранение;
• Организует процесс использования документов, хранящихся в архиве, и выдает в установленном порядке справки, копии и выписки из документов, ведет учет использования документов;
• Участвует в мероприятиях по повышению квалификации и переподготовке работников архивно-деловой службы;
• Организует проверку наличия и состояния коллективных папок, поиск документов;
• Обеспечивает хранение документов, поступивших в архив.

Права:

• Организация требует от своих структурных подразделений и организаций, являющихся источниками агрегации, своевременного представления документов;
• Запрашивает информацию, необходимую для работы архива, у организаций, являющихся источниками сбора;
• Участвует в мероприятиях, организованных для архивной работы и управления делами региональным отделением Джизакского областного архива собственного архивного агентства.