Skip to main content

Горячая линия: +(99872) 226 68 10

ОТДЕЛ КАНЦЕЛЯРИИ

 
Заведующий отделом канцелярии:

Сайдуллаев Ойбек Бахриддин угли

телефон: +(99872) 226 46 56

Fax: (0372) 226 46 56

Email: info@jdpu.uz

Дни приема: понедельник-суббота 09:00-18:00

Хакимова Дилором Тиркашевна

Делопроизводитель отдела канцелярии

Телефон: +(99872) 226 46 56

Очилова Хуршида Шухратовна

Делопроизводитель отдела канцелярии

Телефон: +(99872) 226 46 56

Бутумбаев Абиджон Нурулло углы

Заведующий архива

телефон: +(99872) 226 09 16

Туйчиева Наргиза Нуриддиновна

Архивариус

телефон: +(99872) 226 09 16

Цели и задачи отдела:

  • Организация надлежащего учета документов из высших учебных заведений, своевременный их учет и передача исполнителям
  • Обеспечение правильного оформления документов, выдаваемых высшим учебным заведением;
  • Приём документов, пришедших на имя ректора, их регистрация и довести до сведения;
  • Отправка документов на исполнение в соответствии с поручением ректора;
  • Проверка того, что документы, направляемые за подписью ректора (проректора), оформлены надлежащим образом
  • Учет входящих писем, печатные формы с реквизитами вуза;
  • Оформленные документы сшивать в папки;
  • Оформление документов, заполненные в процессе работы, на хранение в архиве. Знать организацию работы, порядок и состояние описи сводных томов, списки постоянно и временно хранящихся сводных томов, сроки и порядок сдачи сводных томов в архив, законы, связанные с деятельностью конторы, Постановления Кабинета Министров, Министерства Знать характер решений, приказов, распоряжений ректора вуза, знать годовые и перспективные планы вуза.
  • Иметь необходимые профессиональные и организаторские способности для руководящей должности в высших учебных заведениях, опыт руководящей работы и стаж работы в сфере образования, соответствующие знания и навыки в рамках вида деятельности и полномочий;
  • Обладание образцовыми личными качествами — ум, культура, лидерские качества, творческие способности, вежливость, организованность, инициативность и предпринимательские способности, обладание характеристиками чувства ответственности, самостоятельного принятия решений и поведения, решительных действий, обеспечивающих достижение стратегических целей учреждения;
  • Прием писем и документов на имя высшего учебного заведения от секретариата Министерства, других семейных образовательных учреждений и учреждений, отделов связи, а также доставка документов в указанные места;
  • При приеме документов проверка соответствия номеров, помещенных в папки с письмами;
  • Проверка наличия приложений в случае поступления почты, не помещенной в папки;
  • По указанию ректора своевременно сдавать документы исполнителям, расписываясь в специальной тетради. Необходимо знать Положения, инструкции и нормативные документы, внутренние процедуры и нормативные документы ВУЗа, связанные с их деятельностью;
  • Иметь образцовые личные качества — интеллигентность, культурность, творческие способности, вежливость и инициативность;
  • Обеспечение ведения документов по номенклатуре учебно-методического отдела;
  • Подготовка приказов, проектов решений, служебных писем и подобных документов, связанных с деятельностью учебно-методического отдела, оформление их в установленном порядке и организация их направления в соответствующие организации;
  • Ведение специальной книги о гражданах, обратившихся в учебно-методический отдел;
  • Организация оформления документов, поступающих в учебно-методический отдел;
  • Своевременная доставка поручений и документов, поступивших из других подразделений университета, руководителю;
  • прием и отправка телефонограмм, модемограмм;
  • оформление протоколов собрания
  • Печать, размножение и оформление документов, относящихся к учебно-методическому отделу;
  • Соблюдение санитарно-гигиенических правил и чистота помещения, где работает сотрудник. Знание норм и правил внутреннего трудового распорядка относительно делопроизводства, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.
  • Должен владеть работой на компьютере, письмом, правилами орфографии и пунктуации, порядком размещения материала при печати различных документов, правилами печати деловых писем по образцам бланков.

Основные задачи ведомственного архива:

  • Будет создан как ведомственное архивное подразделение ДжГПУ имени А.Кадыри и подчиняется ректору ДжГПУ имени А.Кадыри;
  • Ведомственный архив ведет свою работу в соответствии с планом, утвержденным начальником аппарата Университета, и отчитывается перед ним о своей деятельности;
  • Регистрация, хранение и использование, систематизация документов;
  • Разделение постоянно и временно хранящихся документов;
  • Уничтожение просроченных документов на хранение, сдача в госархив, подготовка документов
  • Выдача архивной справки на основании документов в архиве, уточнение сроков хранения, присвоение документам инвентарного номера фонда;
  • Прием оформленных документов по ведению дел от структурных подразделений;
  • Участие в разработке номенклатуры сборных томов ВУЗа, проверка правильности составления и оформления представляемых в архив документов;
  • Контроль за сохранностью архивного помещения на основании правил, принятие противопожарных мер, предоставление выписок, копий, сведений на основании архивных документов, ответы на анкеты;
  • Мониторинг системы отопления, средств связи, участие в разработке номенклатуры сборных томов, контроль за сдачей в архив оформленных документов, своевременная сдача указанного отчета, разработка методических инструкций, прием документов ГАК, прием документов абитуриентов, не прошедших тестирование

Основные виды услуг:

  • В сроки, установленные на основе Устава подготавливает и передает указанные документы и страховые копии особо ценных документов в соответствующий государственный архив на постоянное хранение;
  • Организует процесс использования документов, хранящихся в архиве, и выдает в установленном порядке справки, копии и выписки из документов, ведет учет использования документов;
  • Участвует в мероприятиях по повышению квалификации и переподготовке работников архивно-деловой службы;
  • Организует проверку наличия и состояния коллективных папок, поиск документов;
  • Обеспечивает хранение документов, поступивших в архив.

Права:

  • Организация требует от своих структурных подразделений и организаций, являющихся источниками агрегации, своевременного представления документов;
  • Запрашивает информацию, необходимую для работы архива, у организаций, являющихся источниками сбора;
  • Участвует в мероприятиях, организованных для архивной работы и управления делами региональным отделением Джизакского областного архива собственного архивного агентства.